Blog Of Irene Simbolon

Powered by 123ContactForm | Report abuse

MATERI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Pengenalan Data Base, Analisis Sistem dan Pemrosesan Data

Basis Data 

Apa itu Data Base?

Data base atau disebut juga basis data merupakan gabungan dari beberapa data yang diolah dan diorganisasikan sedemikian rupa, sehingga terdapat suatu hubungan atau relasi antara kedua data tersebut. Data base dapat dipakai secara bersama-sama oleh beberapa pengguna.

Cara kerja Data Base

1. Modus langsung

    Dilakukan dengan mengetikan perintah langsung setelah munsulnya dot prompt.

2. Modus Program

    Dilakukan dengan menuliskan rangkaian perintah dalam program

Komponen sistem basis data terdiri atas :
1. Data
Disimpan secara terintegrasi, artinya basis data merupakan gabungan dari berbagai macam file aplikasi yang berbeda yang disusun dengan menghilangkan bagian-bagian yang rangkap. Sebagai alat penghubung digunakan kunci (key). Dipakai secara bersama-sama, artinya masing-masing bagian dari suatu data dapat digunakan atau diakses bersama-sama dalam waktu yang bersamaan oleh pemakai untuk aplikasi yang berbeda.
2. Perangkat Keras
Mencakup peralatan atau perangkat computer yang digunakan untuk pengelolaan sistem basis data.
3. Perangkat Lunak
Sebagai penghubung antara pengguna dan basis data.
4. Pengguna
Dibagi menjadi 4 kategori :
a. System Engineer
Tenaga ahli yang bertanggung jawab atas pemasangan sistem basis data, dan juga mengadakan peningkatan dan melaporkan kesalahan dari sistem tersebut.
b. Database Administrator (DBA)
Tenaga ahli yang mempunyai tugas untuk mengontrol sistem basis data secara keseluruhan, meramalkan kebutuhan akan sistem basis data, merencanakannya dan mengaturnya.
c. Programmer
Pengguna yang berinteraksi dengan basis data melalui Data Manipulation Language (DML), yang disertakan dalam program yang ditulis dalam bahasa pemrograman induk (seperti C, Pascal, Cobol, dan lain-lain).
d. Pengguna Akhir
• Casual User (pengguna mahir)
Pengguna yang berinteraksi dengan sistem tanpa menulis modul program.
• End User (pemakai umum)
Pengguna yang berinteraksi dengan sistem basis data melalui pemanggilan satu program aplikasi permanen yang telah ditulis atau disediakan sebelumnya.
• Specialized / sophisticated User (pengguna khusus)
Pengguna yang menulis aplikasi basis data non-konvensional, tetapi untuk keperluan-keperluan khusus seperti aplikasi Pengolahan Citra, Sistem Pakar.

Analisis Sistem

     Adalah teknik memecahkan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuannya.

Langkah Analisis Sistem Informasi Akuntansi :

1. Mengidentifikasi Masalah

Dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subjek permasalahn yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan analisis sistem dalam perancangan sistem

2. Analisis Kelemahan Sistem

 Untuk menganalisis sistem lama, dapat menggunakan PIECES ( Performane, Information, Economy, Control, Eficiency, Service)

3.Analisis Kebutuhan Sistem

Salah satu yang dibutuhkan dalam meningkatkan dan mendukung kinerja sistem. Apakah sistem yang sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum? Apakah sistem baru yang dibuat dengan nilai ekonomis, menghemat waktu dan energi, murah serta mudah dipahami.

Kebutuhan sistem :

a. Kebutuhan fungsional

b. Kebutuhan non fungsional

4. Analisis Kelayakan Sistem

Sistem baru yang telah dibuat, hatus diuji kelayakannya terebih dahulu. Seperti uji kelayakan teknologi, ekonomi, hukum, dan operasional.

5. Perancangan Proses

Bertujuan memberikan gambaran secara umum kepada pengguna tentang sistem yang baru.

- Physical System (Flow Chart)

  Alat yang digunakan untuk menggambarkan. Simbolnya menunjukan secara tepat alir fisiknya serta urutannya.

- Logical Modief

  Lebih menjelaskan kepada pengguna bagaimana nantinya fungsi yang terdat dalam sistem informasi secara logika. Dapat menggunakan data flow.

 Pemrosesan Transaksi

Bertujuan untuk mendukung operasi harian perusahaan

Tujuan dicapai melalui :

Pemrosesan transaksi disebabkan baik oleh sumber intenr dan ekstern

Penyiapan keluaran seperti dokumen dan laporan keuangan

Siklus Transaksi

a. Siklus Pendapatan

b. Siklus Pengeluaran

c. Siklus Keuangan

d. Siklus Produksi

Pengkodean
Pengkodean mempunyai fungsi untuk membantu dalam hal pengumpulan maupun pemrosesan transaksi. Pengumpulan tersebut biasanya diberi suatu kode. Karena,  kode merupakan suatu kerangka dimana terdapat huruf atau angka, maupun kombinasi kedua-duanya untuk memberikan tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat dalam bagan rekening.
Tujuan pengkodean adalah:
a)    Mengidentifikasi data akuntansi secara unik.
b)    Meringkas data.
c)    Mengklasifikasikan rekening/transaksi. 
d)    Menyampaikan makna tertentu.

Metode pengkodean:
a)    Kode angka atau huruf berurutan
Dalam metode ini tiap rekening diberi kode angka atau huruf secara berurutan.
b)    Kode angka blok
Dalam pemberian kode ini rekening dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan tiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya. Kode angka kelompokKode kelompok diberikan dengan memberikan nomor kode untuk setiap kelompok, golongan, subgolongan dan jenis rekening.


 c)    Kode Mnemonic
Pemberian kode dengan menggunakan Huruf yang disingkat mendekati bentuk aslinya, misalnya, Aktiva lancar = AL, Jurnal Penjualan = JP, dsb.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemberian Kode :
        1. Setiap kode harus mewakili secara unik unsur yang diberi kode.
        2. Desain kode harus mudah disesuaikan dengan tuntutan perubahan.
 

Jenis-Jenis Metode Pemrosesan Transaksi:

1)    Batch Processing (Pemrosesan Kelompok) adalah pemrosesan dimana data ditumpuk terlebih dulu dalam rentang waktu tertentu, kemudian baru diproses. Contoh dari penggunaan batch processing adalah e-mail dan transaksi batch processing. Dalam suatu sistem batch processing, transaksi secara individual dientri melalui peralatan terminal, dilakukan validasi tertentu, dan ditambahkan ke transaction file yang berisi transaksi lain, dan kemudian dientri ke dalam sistem secara periodik. Di waktu kemudian, selama siklus pengolahan berikutnya, transaction file dapat divalidasi lebih lanjut dan kemudian digunakan untuk meng-up date master file yang berkaitan.

2)    OnLine Processing (Pemrosesan Langsung) adalah pemrosesan dimana data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima, akan tetapi proses ini harus bergiliran dengan data yang terlebih dulu masuk. Contoh penggunaan online processing adalah transaksi online. Dalam sistem pengolahan online, transaksi secara individual dientri melalui peralatan terminal, divalidasi dan digunakan untuk meng-update dengan segera file komputer. Hasil pengolahan ini kemudian tersedia segera untuk permintaan keterangan atau laporan.

3)    Real Time Processing adalah pemrosesan dimana data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis, penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal.

4)    Pemrosesan Hibrid (inline) adalah pemrosesan dimana data dipadukan antara batch dan online.

Formulir
Adalah secarik Kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan data penting tertentu. 

MANFAAT FORMULIR :
1). Menetapkan tanggungjawab terjadinya transaksi bisnis
2). Merekam data transaksi.
3). Mengurangi kesalahan pesan dibanding dengan cara lisan.
4). Media komunikasi antar orang/bagian/organisasi.

GOLONGAN FORMULIR
3.1. Menurut Sumbernya :
a). Form yang dibuat dan disimpan di perusahaan
b). Form yang dibuat dan dikirim ke luar perusahaan
c). Form yang diterima dari pihak luar perusahaan

3.2. Menurut Tujuan Penggunaannya :
a). Form untuk meminta dilakukannya tindakan
b). Form untuk mencatat kejadian/tindakan yang terjadi.

PRINSIP PERANCANGAN FORMULIR
1). Gunakan tembusan/rangkap dan carbon/carbonless paper
2). Hindari duplikasi data, pada form yang sama atau dengan form lainnya
3). Sederhana dan ringkas
4). Terapkan internal Check agar teliti dan terpercaya untuk menghindari kesalahan pengisian.
5). Cantumkan Nama & Alamat perusahaan untuk komunikasi dg. Pihak luar.
6). Cantumkan nama & nomor kode form untuk identifikasi.
7). Cantumkan Nomor Urut tercetak form untuk mengontrol pengeluaran form.
8). Cetak garis jika akan ditulis tangan.
9). Cantumkan nomor garis di dua sisi jika form-nya lebar.
10). Rancang pengisian yang efisien, seperti tanda cek/silang, Ya atau Tidak.
11). Rancang urutan logis pengisian dan penempatan blok/kelompok data.

KELEBIHAN ELECTRONIC FORM
1). Persediaan selalu cukup, tidak akan lebih ataupun kurang.
2). Selalu Up to date, mudah diperbaharui.
3). Efisien, jika harus segera diganti tanpa harus menunggu persediaan habis.
4). User friendly, mudah pengisiannya tanpa takut salah karena ada help.
5). Cepat dalam pengisiannya, karena kursor berhenti di tempat isian.
6). Praktis, dapat mengkalkulasi otomatis.
7). Tidak ada data ngambang dari pengaruh transfer dari lokasi lain.
8). Lebih terkendali, dengan Password nomor urut otomatis
9). Mudah pengelolaannya, baik dalam perancangan, penggunaan, pengendalian dan pengarsipan datanya.

DOKUMEN
Dokumen Sumber (Source Document) :
Dokumen yang dijadikan dasar pencatatan terhadap jurnal atau buku pembantu.

Dokumen Pendukung (Supporting S.) :
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang dicatat dalam jurnal dan buku pembantu

Contoh:
Faktur Pembelian:

– Bukti Kas Keluar
– Surat Order Pembelian
– Laporan Penerimaan Barang
– Faktur dari pemasok